Datenschutz

DSGVO und Handhabung Ihrer Daten:

1. PERSONENBEZOGENE DATEN (Name, Firma)
Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf das, was wir für die Auftragsabwicklung und für die Rechnungslegung benötigen: Firmenname, Firmensitz, Ansprechpartner, Telefonnummer und/ oder Mailadresse. Diese Daten werden in unserer Buchhaltung 7 Jahre aufbewahrt. Wir nutzen diese Daten ausschließlich für die Korrespondenz im jeweiligen Auftragsfall.

2. AUFTRAGSBEZOGENE DATEN (Druckdaten)

Insofern nichts anderes per „Auftragsverarbeiter Vertrag“ (mit Kundenbetreuer abklären) definiert ist, speichern wir Fremddaten  flüchtig (ohne Backup) 1 Monat nach Auftragsbeendigung. Diese Aufbewahrung hilft uns im Bedarfsfall Nachproduktionen schnell und unkompliziert erstellen zu können. Auch einer Reklamation kann anhand dieser Druckdaten näher auf den Grund gegangen werden.


Weitere Speicheroptionen sind:

• SOFORT löschen nach Auftragsbeendigung (Reklamationen bezüglich Druckdaten nicht mehr möglich)

• 7 Jahre Archivierung (Standard bei durch uns erstellte Daten; Wir garantieren keine Ausfallsicherheit)

• Sondervereinbarungen


Grundsätzlich gilt: gespeichert sind alle Archivierungen auf einem passwortgeschützten Server. Dieser steht an unserem Firmenstandort. Nur ausgesuchte Mitarbeiter haben dieses Passwort. Unser Firmennetzwerk ist mit einer Firewall geschützt. Nähere Erklärung zum Arbeitsablauf Extrablatt „Druckdaten Ablaufdiagramm“.

 

3. PERSONALISIERUNGEN
Personalisierungsdateien werden im 1 Monatsarchiv ausschließlich passwortgeschützt gespeichert oder sofort nach Druckerledigung gelöscht. Personalisierungsdateien im 7 Jahres Archiv sind nur leere Hüllen. Für die durch den Inhalt und den Versand einer personalisierten Drucksorte entstehenden Folgen ist ausschließlich der Auftragserteiler und in keinem Fall der Auftragnehmer verantwortlich. Der Auftragserteiler erklärt verbindlich, dass die personalisierte Drucksorte ausschließlich an Empfänger des Auftragserteilers versendet werden, die dem Empfang vorher auch zugestimmt haben.

4. VERSCHWIEGENHEITSPFLICHT

Der Auftragnehmer erklärt rechtsverbindlich, dass er alle mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen vor Aufnahme der Tätigkeit zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Insbesondere bleibt die Verschwiegenheitspflicht der mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ausscheiden beim Auftragnehmer aufrecht.

 

5. DRUCKDATENÜBERGABE

Die Druckdatenübergabe sollte per USB-Stick oder per FTP Server geschehen. Druckdaten, welche per e-Mail übertragen werden, kommen automatisch wegen der Aufbewahrungspflicht der Mailkorrespondenz 7 Jahre ins Mailarchiv.

 

6. REKLAMATIONEN

Reklamationen sind, bezogen auf Druckqualität oder Druckrichtigkeit nur so lange Möglich, so lange wir die Druckdaten aufgehoben haben. Siehe Punkt 2.